Administrando o tempo

Via Amante das Imagens

Depois de uma semana hard core, com noites de apenas 4/5h de sono, corre-corre e ansiedade, muita ansiedade: quase tudo resolvido. Ainda falta muito chão pela frente, mas ao final de cada trajeto o alívio sempre surge. Essa semana que passou foi crucial, pois diante de pouco tempo, greve dos correios, orientadora viajando, finalmente minha dissertação foi entregue à banca. Mas tamanha adrenalina me levou a refletir sobre o tema: administrando o tempo.

Em matéria publicada na Você S.A., por Mauro Silveira, refletiu-se sobre a falta de tempo e a necessidade de planejamento.

“Eis o primeiro e decisivo passo para começar a mudar essa realidade: “Administrar o tempo é fazer com que as pessoas busquem o que mais importa na vida delas“, afirma o consultor Paulo Kretly, diretor-geral da consultoria Franklin Covey no Brasil. Em outras palavras: é preciso definir o que é realmente importante para você, e jamais perder esse foco. “Divirta-se com o que você faz e aproveite a vida”, diz a professora Karen Haley Allen, da Dominican University of California, nos Estados Unidos. “Você dá um grande passo nesse sentido quando consegue uma boa combinação entre o que deseja para sua vida, a contribuição que pretende dar à sociedade e a sua atividade profissional. Essa é a essência da administração do tempo eficiente, pois você estará sempre dando o melhor de si mesmo na execução das atividades.”Digamos que você tenha como prioridade o desenvolvimento profissional, mas as funções que vem desempenhando na empresa não contribuam para esse fim. Conclusão: você está empregando mal o seu tempo. Se você valoriza os papéis de marido e pai e só desempenha o de executivo, também vem perdendo a corrida contra o relógio.

Mas quem disse que administrar bem o tempo é uma tarefa simples?

Exige que você conheça muito bem a si mesmo. Conheça-se. Pergunte-se:

  • Quais projetos gostaria de ter realizado ao longo de todos esses anos?
  • Que pessoas desejaria ver a seu lado?
  • De quais feitos se orgulharia de contar aos filhos e netos?
  • Agora reflita e responda com sinceridade: as atividades atuais que tomam seu tempo estão contribuindo para que você atinja esses objetivos e sonhos? Se a resposta for negativa, significa que está empregando seu tempo para fazer tarefas que não são prioritárias.

Em resumo: você está mais para escravo do que para senhor do tempo. Defina, portanto, suas prioridades.

Grande número de atividades

Agenda, palm, computador e caderno passam a ser bastante úteis a partir de agora. Utilize a ferramenta que achar mais adequada para fazer sua lista de atividades. Defina quais as prioridades do dia e concentre-se nelas. Procure manter o foco. Não perca tempo com coisas que não são importantes e cuidado para não se deixar levar pela ansiedade. Vá riscando tudo aquilo que for executando. Isso é fundamental, pois o deixará estimulado e dará a sensação de que está realmente solucionando os problemas. Se precisar trabalhar mais horas que o normal num determinado período do mês, prefira chegar mais cedo ao escritório a sair mais tarde.

E-mail

Abra-os, no máximo, duas vezes ao dia. “Quem fica o tempo todo olhando seu correio eletrônico geralmente tem o perfil de uma pessoa ansiosa”, diz Sandro Vieira, da Escola de Líderes. Contenha-se. Quando abri-los, no entanto, responda-os no mesmo instante. Coloque os que necessitam de maior atenção e demandam mais tempo na sua lista de prioridades.

Excesso de informações

Mesmo que você tenha uma capacidade acima da média para absorver informações, jamais conseguirá assimilar tudo o que deseja. Você precisa desenvolver um senso crítico em relação ao que deve ou não ler, e saber se uma determinada informação será útil para o seu trabalho. As pessoas perdem muito tempo lendo informações que são interessantes mas não importantes. Para desenvolver uma disciplina, estabeleça um número de páginas para ler diariamente. Ou então determine um tempo fixo: 30 minutos, 45 minutos, uma hora. Evite também deixar papéis com anotações soltos em sua mesa. O ideal é colocar todas elas num único lugar (caderno, agenda, palm etc.). De acordo com uma pesquisa feita pelo Instituto Franklin Covey, perdemos em média 28 minutos por dia tentando encontrar em nossa mesa as informações de que tanto necessitamos.

Telefone

É instantâneo: o telefone toca e você o atende, desviando sua atenção. Além de perder a concentração no que estava fazendo, você corre o risco de empregar seu tempo em algo sem muita importância (um amigo querendo bater papo, outro desejando consultá-lo sobre um problema dele e não seu etc.). Para filtrar as ligações, você pode orientar melhor sua secretária, usar uma caixa postal para receber e gravar as mensagens ou mesmo determinar um horário para atender às ligações. Nesse último caso, avise as pessoas sobre a hora em que estará disponível para os telefonemas e peça que procurem respeitá-la. Evite abrir exceções. Seja sempre claro e objetivo ao falar ao telefone no trabalho.

Reuniões

Alguns executivos, na tentativa de reduzir o tempo de duração das reuniões, adotam a estratégia de fazê-las em pé. Isso só funciona se o tema não exigir muita análise, reflexão e debate. Para tornar as reuniões produtivas, adote as seguintes medidas: agende a reunião com antecedência, defina a pauta alguns dias antes e comunique a todos, não convoque ninguém que não seja realmente necessário, controle as conversas paralelas e os que monopolizam o diálogo, e procure não sair da pauta. Reuniões com mais de uma hora de duração geralmente são menos produtivas e mais cansativas. Outra maneira eficiente de impedir que esses encontros se alonguem demais é agendá-los estrategicamente às 11h30 (próximo ao horário de almoço) ou às 4 horas de uma sexta-feira (quando todos já estarão pensando no fim de semana).

Acúmulo de tarefas

Geralmente é reflexo de centralização excessiva. Delegue as tarefas. Para fazê-lo de maneira eficiente, no entanto, você precisa conhecer bem sua equipe e distribuir as tarefas de acordo com o perfil e a capacidade de cada um. Se você delegou, é porque confia nas pessoas. Não fique, portanto, interferindo no trabalho dos subordinados como se fosse o único capaz de resolver o problema com eficiência e dentro do prazo programado.

Interrupções

Se você é daquelas pessoas que estão sempre disponíveis, então sabe o quanto as interrupções atrapalham o desenvolvimento do trabalho. Para evitar abusos, porém, você precisa aprender a dizer não e a ser firme. Não confunda boa educação com complacência. Diga à pessoa que o interrompeu que está ocupado. Se estiver escrevendo e alguém entrar em sua sala, não solte a caneta, caso contrário ele achará que você tem tempo de sobra para ouvi-lo. Peça para a secretária “filtrar” os que desejem falar com você. Outra armadilha na qual caímos com freqüência é a de colocar cadeiras estrategicamente em frente às nossas mesas para receber os visitantes. Isso, na verdade, acaba sendo uma espécie de convite para que as pessoas se sentem ali e fiquem longos minutos falando sobre assuntos que nem sempre estão relacionados ao trabalho. A saída é deixar as cadeiras num canto qualquer de sua sala. Se a pessoa, no entanto, merecer maior atenção, aí, sim, você deve se levantar e posicionar a cadeira diante da mesa.

Burocracia

É um mal crônico em muitas organizações. Que fazer? Simplifique o que for possível. Há um grande número de atividades que somos obrigados a cumprir e que não agregam nenhum tipo de valor à empresa, ao produto e ao trabalho. Então, por que continuar? Tente questionar as tarefas que contribuem para a manutenção da burocracia e eliminar as que estiverem dentro de sua alçada.

Celular

O recurso “olho mágico”, que identifica quem está chamando, é um grande aliado. Só atenda quando for alguém com quem você não pode deixar de falar. Retorne as outras ligações num horário que não prejudique o seu trabalho. Ter um segundo celular apenas para chamadas urgentes é uma alternativa. Isso só funcionará, claro, se você for bastante seletivo na hora de divulgar esse outro número.

Imprevistos

Não há como evitá-los. Mas uma maneira eficiente de impedir que os acontecimentos inesperados provoquem um caos no seu dia de trabalho é manter um espaço de tempo livre na agenda para cuidar desse tipo de problema. Dessa forma, o imprevisto estará relativamente previsto dentro de sua programação.

Enfim, há um velho ditado popular que diz que tempo é dinheiro. É um grande erro. Tempo é vida. Cuide bem dele.

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6 Respostas to “Administrando o tempo”

  1. Preciso ler essas dicas com calma. Tem hora que me enrolo totalmente com meu tempo ;o)

    beijo na buchecha

  2. Paula - Intimidades Says:

    acho que nao tenho tempo para ler as dicas

  3. I cannot understand the words you wrote. But the photo is very sweet with those red roses. Also a little bit gothic style. I think the colours are the reason?

  4. Oi Chris! Adoro seu espaço! É lindo! E este artigo sobre o tempo me ajudou muito…E as imagens sempre lindas, enigmáticas, marcantes! Parabéns! Bjs, Cris

  5. […] e Cacos – Claudia, do meu coração está com pressa – Pequena, do Hoje eu vou assim – Chris, do Espartilho – Betinha, do Mó legal […]

  6. […] quando você corre, corre, corre e não dá tempo? Fica parecendo que as horas estão menores, né? E quando você chega antes e tem que esperar? Aí […]

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